La plupart des industries ont l’impression traditionnelle qu’un service de répondeur ne prend que des messages au nom de leurs clients. Bien qu’ils puissent certainement fournir une prise de message de qualité, ils peuvent également fournir de nombreux autres services. Un service de répondeur peut être avantageux pour votre entreprise, quel que soit le secteur dans lequel vous vous spécialisez. Lisez la suite pour découvrir les «quoi», «où», «quand» et «comment» sur les services de réponse.

 

QUOI

QU’EST-CE QU’UN SERVICE DE RÉPONSE?

Par définition, un service de répondeur est «un service commercial qui répond aux appels téléphoniques de ses clients». Notre centre d’appel  définisse  un service de réponse téléphonique comme «un centre d’appels spécialisé qui se concentre principalement sur les besoins de l’industrie qu’il dessert». Cela peut comprendre la réponse à des appels importants au nom des clients, la collecte d’informations auprès des appelants et la transmission de ces informations au personnel de garde.

 

QUE FAIT UN SERVICE DE RÉPONSE?

Les services de réponse sont un outil précieux pour les commerciaux qui ne peuvent pas se permettre de manquer des prospects car ils sont loin du téléphone. Le service de répondeur donne à l’appelant une voix humaine avec laquelle interagir et donne une apparence beaucoup plus professionnelle à l’entreprise que la messagerie vocale standard.

 

QUE PEUVENT PROPOSER LES SERVICES DE RÉPONSE?

Les services de réponse offrent une variété de services: prise en charge des appels de débordement, aide en ligne pour le chat en ligne, planification de rendez-vous, prise de commandes, prise de messages, transfert d’appels et collecte d’informations.

 

La prise en charge des appels de débordement est lorsque le service de réponse répondra aux appels qui recevraient normalement un signal d’occupation du personnel du bureau ne peut pas accéder à l’appel en temps opportun. Cela est particulièrement utile lorsque nos clients ont un volume d’appels anormalement élevé ou qu’un membre du personnel appelle des malades, vous laissant ainsi à court de personnel.

 

Étant donné que les services de réponse peuvent fournir une aide en ligne sur le chat, des services de prise de rendez-vous et la prise de commandes pour les magasins en ligne, votre entreprise ne doit jamais manquer une vente potentielle ou un nouveau client, car vous ne pouvez pas accéder au téléphone ou à l’ordinateur.

 

En plus des services énumérés ci-dessus, un bon service de réponse devrait être en mesure de fournir des rapports sur toute information collectée. Les rapports sont un moyen de découvrir des informations très importantes sur les types d’appels reçus par un bureau, la quantité exacte ou même les jours ou heures les plus occupés.

 

Bien qu’il soit connu que les services de répondeur et les centres d’appels peuvent être situés partout dans le monde, ces services peuvent toujours être situés aux États-Unis. Contact One, par exemple, est situé à Tucson, en Arizona.

 

Les clients, les patients et les clients peuvent cependant entrer en contact avec un service de réponse par téléphone ou en ligne. L’assistance par chat en ligne est une excellente option lorsque les clients ne souhaitent pas utiliser le téléphone.

 

 

 

QUAND

QUAND LES SERVICES DE RÉPONSE SONT-ILS DISPONIBLES?

Les services de réponse sont disponibles vingt-quatre heures par jour, sept jours par semaine et les jours fériés. Selon votre secteur, la couverture standard de neuf à cinq peut ne pas être suffisante. Lorsque vous sous-traitez vos appels à un centre d’appels, vos appels seront traités et traités de manière appropriée, quelle que soit l’heure de la journée, de la semaine ou du mois.

 

 

 

POURQUOI

POURQUOI DEVRAIS-JE BESOIN D’UN SERVICE DE RÉPONSE?

Il existe des dizaines de scénarios qui pourraient vous empêcher de mener des affaires à votre bureau. Cela peut être un simple problème de système téléphonique, une panne de courant ou des tuyaux gelés. D’autres menaces peuvent être une mauvaise tempête qui n’endommage pas, mais vous empêche ou vous retarde d’arriver à votre bureau.

 

Un service de réponse téléphonique pourrait résoudre le problème en répondant au téléphone lorsque vous ne le pouvez pas. Ils peuvent prendre un message ou transférer les appels vers votre domicile ou votre téléphone portable.

 

 

 

COMMENT

COMMENT UN SERVICE DE RÉPONSE PEUT-IL ME BÉNÉFICIER?

Il existe de nombreux services de répondeur qui pourraient vous être utiles.

 

Un service de répondeur peut vous aider à gagner de nouveaux clients et à conserver ceux qui existent déjà. Si vos clients existants et potentiels rencontrent une ligne occupée ou lorsque leurs appels restent sans réponse, ils sont plus susceptibles de passer à un concurrent. Un client insatisfait peut également partager son expérience négative avec d’autres personnes, ce qui pourrait se traduire par une perte plus importante pour votre entreprise.

 

Un autre avantage est qu’il peut vous aider à contenir les coûts. Il améliore la qualité du service client de votre entreprise sans embaucher de nouveau personnel et sans payer de lignes téléphoniques supplémentaires. Le coût d’un service de répondeur n’est qu’une fraction de ce que vous paieriez pour un nouvel employé et d’autres coûts connexes (tels que la formation et les taxes).

 

Discutez avec votre service de répondeur pour trouver des moyens de rationaliser votre processus d’appel. Parfois, le service n’a pas besoin de collecter toutes les informations que vous faites dans votre bureau; vous n’avez peut-être besoin que des noms et numéros des appelants, et non des adresses complètes.

 

Les services de réponse sont des ascenseurs de marque! Une équipe de service de réponse est formée à l’art de la communication téléphonique et reçoit des informations et des protocoles spécifiques au client. L’équipe peut répondre aux appels avec n’importe quel script fourni, en veillant à ce que votre marque soit maintenue pendant que les demandes sont traitées de manière professionnelle.

 

Enfin, un autre avantage est déjà mentionné: être disponible à tout moment de la journée. Un système de service à la clientèle qui fonctionne à toutes les heures de la journée répondra à tout type d’horaire imaginable. Cela permettra aux personnes qui travaillent la nuit d’obtenir l’aide dont elles ont besoin, même si ce n’est pas pendant les heures de bureau.

 

COMMENT TROUVER UN SERVICE DE RÉPONSE FIABLE?

Embaucher un répondeur, c’est comme embaucher un nouvel employé. Prenez le temps de décrire ce que vous voulez que le répondeur vous fournisse.

 

Quel rôle aimeriez-vous que le service de réponse téléphonique remplisse? Agir en tant que réceptionniste de débordement? Avez-vous besoin d’un soutien au triage? Avez-vous besoin de transférer les appels de vente aux représentants sur le terrain? Peut-être que le répondeur peut vous aider à hiérarchiser les appels de service?

 

Renseignez-vous également sur le contrôle de la qualité.

 

Que fait le répondeur pour maintenir la qualité dont il se vante pendant le processus de vente? Utilisent-ils des tests de contrôle de la qualité indépendants (acheteurs secrets)? Comment incitent-ils leurs employés? Comment sélectionnent-ils, embauchent-ils et forment-ils leurs employés?

 

Si possible, rencontrez l’équipe en personne et sur place si possible. Cela vous donne l’occasion de rencontrer le personnel et de vous assurer qu’il a la bonne équipe pour le travail.

 

 

 

 

 

Un service de répondeur de haute qualité identifiera vos besoins et évoluera avec vous au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise. Contact One offre des services de réponse professionnels 24h / 24 et nous pouvons personnaliser nos services pour répondre aux besoins de votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nos services peuvent aider à développer votre entreprise.

 

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